管理は徹底して手間も省く勤怠管理効率化

2017.04.25

今、多くの企業では、タイムカード、タイムレコーダーに代わるITを活用した勤怠管理システムが導入され始めています。このシステムを活用することにより、どのような効果が期待でき、何が可能になるのでしょうか。新しい勤怠管理システムの仕組みについて紹介します。

勤怠管理をタイムカードで行うのは効率的?

IT化が進んだ現在では、従来の紙のタイムカードによる勤怠管理は過去のものになりつつあります。タイムカードに印字された時間を集計するには手間も時間もかかります。タイムカードの保管もスペースを取り、計算ソフトで給与計算をするにも手打ちでの入力では効率が悪すぎます。さらに、本人でなくてもタイムカードを押せる状況にあると、簡単に不正打刻ができてしまいます。

ほかにもタイムカードでは在宅勤務や海外出張といった就業スタイル、出勤スタイルに対応しきれないことも不便な点に挙げられます。こうしたデメリットをカバーするには結局、人手を要することになり、効率性が落ちると言わざるをえません。

効率的な勤怠管理とは?

では、タイムカードに代わるITを活用したシステムによる効率的な勤怠管理とはどのようなものなのでしょう。

まず特徴的なのは、出退勤時間を記録するための機能が多様に用意されていることです。カードリーダーにかざすだけで出入管理ができる社員証も兼ねたICカードはもちろん、指紋、静脈などの生体認証による入室・退室の確認も可能です。PCでログインして打刻するタイムカードシステム、GPSで位置を特定しながらスマートフォンや携帯電話で社外から打刻する方法も存在します。このことにより、不正打刻を防ぎつつ、多様化する出勤・勤務スタイルに柔軟に対応することができます。

これらのデータは一元管理でき、月ごとの自動集計は当然のこと、リアルタイムでの勤怠時間、勤怠状況の参照も手間を掛けることなく簡単に行えます。
一元管理について気になる方は、ALSOKガードシステムのALSOK-GV(ジーファイブ)をご確認ください。

システム導入のポイント

タイムカードはカードやインクの備品購入、集計作業にかかる人件費、事務所が複数あればカード収集のための運搬費、保管費など意外に多くのランニングコストがかかります。勤怠管理システムは導入費がかさむ面もありますが、業務効率化、ペーパーレス化などでランニングコストは抑えることが可能です。

導入に際しては補助金を利用することも可能です。労働時間改善やワーク・ライフ・バランス推進のために在宅勤務やサテライトオフィスなどの就業スタイルへの移行を推進する中小企業は、その実施に要する費用の一部を助成する「職場意識改善助成金」を利用できます。これは1企業あたり上限額150万円までが支給されるものです。申請の受付は締め切りがありますので、詳細は厚生労働省の「職場意識改善助成金(テレワークコース)」を案内するウェブページを参照してください。

加えて、勤怠管理システムは、入退室管理システムや警備システムと組み合わせることもできます。たとえば「ALSOK-GV」というオンラインセキュリティシステム、勤怠管理、出入管理、オフィス管理を一括して提供するものです。こうしたセキュリティ面でも強いサービスを導入すれば、ICカードや生体認証、電気錠などを利用して、オフィスへの出入管理と在室管理、不審者の侵入対策、いざというときに警備員(ガードマン)が駆けつける機械警備までを行うことができます。

勤怠管理システムは今や、単に出勤・退勤時間を記録するためだけのものではありません。企業規模やオフィス環境に合わせて、最適な勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。