企業で守るべき機密文書の適切な廃棄方法

2017.06.16

機密文書の取り扱いに日ごろから気を配っている方は多いと思いますが、機密文書の廃棄には、保管・管理を行うとき以上の危険が伴います。機密文書の廃棄は企業外に持ち出して行うことが多いために、情報の漏えいが発生しないよう、安全で完全な廃棄を実施しなくてはなりません。では、どのようにしてそれを実現するのか、企業が行うべき機密文書の適切な廃棄方法について解説します。

機密文書を適切に廃棄する必要性

機密文書は、企業に関する極めて重要な秘密を記載した文書です。中でもとくに近年、注目されているのが、マイナンバーを含む個人情報です。これらは厳重に保管・管理することが必要であると同時に、必要がなくなったときには完全な廃棄を行わなければなりません。

仮に機密文書の適切な処分を怠ると、個人情報など機密情報の流出、漏えいのリスクが発生し、従業員や顧客にも被害が及んでしまいます。個人情報保護法やマイナンバー法に関連した部分では、ガイドラインなどでこれらの情報に関する資料やデータは復元できない手段で削除または廃棄すること、と示されています。これを守らず実際に情報漏えいなどが起きてしまえば、マイナンバー法により罰則を受けるだけではなく、企業価値は急落し企業としての信頼を失うことにもなり得るので、気をつけましょう。

機密文書廃棄方法の種類

機密文書を廃棄する方法は複数あります。代表的なのはシュレッダー、焼却処理、溶解処理の3種類の方法です。

シュレッダーの問題点はホチキスやゼムクリップ、とじ紐などを取り外す作業が必要なことです。加えて自分たちで大量の文書を廃棄する場合は手間がかかり、業者に依頼する場合は文書の内容が作業員の目に触れるリスクが伴います。なおかつシュレッダーは紙を細かく切り刻むものなので、完全に文書が消えるわけではありません。しかし、機密文書の廃棄方法の中では、料金は比較的安く抑えられます。

焼却処理は、箱に詰めた文書を業者が回収してそのまま箱ごと焼却する方法が主流です。可燃ごみが混入していても処理することが可能ですが、この焼却処理で問題とされるのはCO2が発生し、環境に優しい廃棄方法とはいえない点です。料金はこの中では比較的安いほうでしょう。

溶解処理は、製紙メーカーの紙をリサイクルする工程で生まれた技術です。通常、文書をセキュリティ性の高い専用箱に詰めて業者に渡すと、輸送車で運ばれた後、箱から出すことなく箱ごと溶解されます。箱に詰めた文書を溶解釜内で水と混ぜて鋭い刃で粉砕し、液状化します。最近の方式では、ホチキスやゼムクリップを外したり、文書をバインダーから取り出す必要もないので、余分な作業が発生しないことも嬉しい点です。また、その状態であっても溶解後は紙としてリサイクルすることが可能です。ただし、料金は比較的高くなります。

ALSOKの「機密文書集荷・再生処理サービス」も、箱ごと溶解処理する、環境にも優しいエコサービスです。

参考:機密文書集荷・再生処理サービス

機密文書廃棄のルールについて

廃棄方法を決めると同時に、社内で機密文書廃棄に関するルールを作って明文化しておくことも必要です。まず、第三者の目に触れさせてはいけない機密文書がどれであるかを明確にします。次にその管理者と管理の方法、保管の期間などを決めます。そして廃棄する際の条件、廃棄方法を決め、こちらも担当者を決めておきましょう。それとともに、全従業員に対し、協力を促すためにも機密文書の廃棄にはリスクがあることを意識づけることも大切です。

機密文書の廃棄に伴う危険性を回避するには、社内での管理体制の強化とルール作りを行なって、企業全体として廃棄についての意識を高めておくことが大切です。同時に、安全確実に廃棄を行うための業者を選ぶ必要があります。機密文書廃棄の方法と手順をしっかりと確立しておきましょう。