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入退室管理・出退勤管理システム導入のメリット

入退室管理・出退勤管理システム導入のメリット
2020.06.24

入退室管理というと、建物入口前の警備室で台帳へ署名し入退証を受け取るなど、おもに人による管理を想像する方も多いでしょう。しかし現在では、ICカードリーダーなどを読み取ることで機器が入退室を記録する方式も一般化しています。
たとえば、駅のICカード改札なども入退室管理システムの一種ですから、意識していなくても実に多くの方が利用していることが分かるでしょう。
今回は、入退室管理システムの概要とそのメリット、出退勤管理との違いなどについてご紹介します。

入退室管理について

入退室管理について

建物にどんな人が入室したかを、従来は警備員による目視や署名などの確認で管理していました。しかし近年では、情報技術を活用した入退室管理が一般化してきています。ここでは、企業・施設のセキュリティ強化に欠かせない入退室管理システムについて、くわしくご紹介します。

入退室管理とは

入退室管理とは、建物に関係者以外の人が立ち入ることを防ぎ、どのような人物が建物のどこへどのような時刻に立ち入ったかを管理することを指します。それらをICカードや生体認証(顔・指紋など)、あるいはIDコードの入力などによって一元管理する仕組みを「入退室管理システム」と呼んでいます。
関係者以外の人の立ち入りを防止することにとどまらず、機密情報の持ち出しや不審物の持ち込みを防ぐことにも入退室管理システムは役立っています。

入退室管理システム導入の主な目的

入退室管理システム導入の主な目的

入退室管理システムの導入は、どのような目的がある場合に適しているのでしょうか。ここでは、入退室管理システムを導入する目的についてご紹介します。

1.誰が出入りしたか把握したい場合

「誰が」「いつ」「どこへ」立ち入ったか、いつでもどこからでも確認できます。

2.夜間やその場に関係者がいないときにも状況を把握したい場合

入退室管理システムがあると、警備員などが常駐していなくてもシステムが人の出入りを管理してくれます。その場に人がいない夜間や休日にどんな人の出入りがあるのか、常時確かめることができます。

3.社員の労働時間を把握したい場合

企業の場合、従業員がどのくらい社内に滞在してどれほどの時間働いているかを、入退室管理システムを通じて把握できます。管理職の退勤後に社員が残業をする場合についても、システムによる管理が可能になります。
また、近年働き方改革が進められていることにともない、タイムカードなどと比較して、誤りや改ざんを防ぎながらの正確な勤怠管理もできます。

入退室管理システム導入のメリット・デメリット

入退室管理システム導入のメリット・デメリット

入退室管理システムを導入することで、どのようなことに有効なのでしょうか。ここでは入退室管理システムを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

メリット1:セキュリティ対策の徹底

メリット1:セキュリティ対策の徹底

不法侵入を防止したり、機密情報の持ち出しを防いだりすることによりセキュリティ管理の状態をより強化できます。警備担当者や管理者がその場へ行かなくても、機器によってチェックができるため負担軽減にもなります。

NPO日本ネットワークセキュリティ協会が2018年に行った調査報告書「情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、紙媒体での情報漏えいは約30%となっており、入退室管理の徹底が求められていることがわかります。

メリット2:管理工数の削減

これまで警備員によって常時入退室を管理していた場合、入退室管理システムを導入すれば24時間警備に人的リソースを割く必要がなくなり、働き方改革にも対応できます。また、新たに入退室権限を付与したい人に対しても、システムを通すことですぐに権限を与えることが可能です。

メリット3:いつでも、どこにいても現場の状況を把握可能

離れた場所からも現地・現時点の入退室状況をつねに確認できます。異常が発生した際には警備会社による緊急対応を依頼できる場合もあります。また、ライブ監視(離れた場所の〝今〟を監視)が可能なことでなりすましによる第三者の侵入も防止できます。

デメリット:導入時のコストが高め

入退室管理システムの導入においては機器を設置することが必要なため、新規導入の際には一定のコストが必要になります。ただし、初期コストはかかっても長期的に判断すれば人件費などの経費はかなり抑えられ、維持管理のコストは軽減することが可能です。
また、新規導入においても入退室管理と警備をセットにしたサービスを選ぶことで、初期コストを抑えることができます。

出退勤管理との違い

出退勤管理との違い

「入退室管理は、出退勤管理と何が違うのだろう?」という疑問を持つ方もいるでしょう。ここでは、入退室管理と出退勤管理の違いについてご紹介します。

入退室管理は出退勤管理と何が違う?

出退勤管理とは、企業や団体の従業員・職員の出勤と退勤について、それぞれの時刻を記録することなどで管理することです。一方、入退室管理とは、従業員に限らずすべての入室者(顧客や取引先などを含む)の施設への出入りを管理することを指します。

入退室管理システムの機能には、出退勤管理に必要となる機能が組み込まれています。つまり、入退室管理の仕組みの中で同時に出退勤管理も行えるということになります。
入退室管理システムで管理される記録のうち、従業員に関する入退室の記録を人事部門などに共有すれば、それをそのまま出退勤管理に用いることが可能です。

ALSOKで提供している入退室管理システム「ALSOK-G7」なら、建物の出入りの管理と出退勤管理の機能を両方備えており、導入するだけで入退室も勤怠も同時に管理できます。

ALSOKのG7の機能

ALSOKのG7の機能

ALSOKの機械警備・オンラインセキュリティガードシステム「ALSOK-G7」は、入退室管理と出退勤管理に関してどのような機能を備えているのでしょうか。ここでは、「ALSOK-G7」のおもな機能をご紹介します。

入退室管理に関する機能

入退館時の画像による確認

建物に出入りする際に、外の様子を画像で確認することができます。第三者の侵入防止など、防犯対策への有効活用が可能です。

ライブ画像確認

施設内のさまざまな個所を、設置した画像センサーやライブカメラの映像によって常時確認できます。パソコンやスマートフォンから離れた場所にいても見られるため、気になる現地の状況をいつでも確かめることができます。

出退勤管理に関する機能

従業員の出退勤情報

入退室した従業員の画像や氏名、出退勤時刻などを正確に把握できます。常時Webで確認が可能で、なりすましによる不正侵入の防止にも有効です。

まとめ

今回は、企業や施設のセキュリティ管理を強化・効率化でき、正確な出退勤の記録で働き方改革にも役立つ入退室管理システムについてご紹介しました。

カメラ等の周辺機器導入によってコストのかかるイメージが強い入退室管理システムですが、今回ご紹介した「ALSOK-G7」はお客様のニーズに合わせて必要な設備を選べますので、ご予算やご要望に応じた最適な組み合わせをご提案いたします。