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機密文書など書類の廃棄処理では情報漏えいに注意!業者選びのチェックポイント

業者選びのチェックポイント
2019.03.29

企業や団体に関する重要な情報が記載されている「機密文書」は、廃棄処理においても、細心の注意と確実な取り扱いが必要です。通常、機密文書を廃棄する際には「機密文書廃棄処理専門業者」に委託することが一般的ですが、業者が廃棄処理工場へ運ぶ途中で紛失する事故や、文書が路上に散乱する事故が発生しています。
このような事故はなぜ起きるのでしょうか。機密文書を廃棄する際に注意したいリスクの問題や、廃棄を依頼する業者選びのポイントについてご紹介します。

機密文書の廃棄処理にともなうリスク

「2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、漏えい媒体の4割近くが紙媒体という結果が出ています。

機密文書の廃棄処理にともなうリスク
※JNSA「2017年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」をもとに作成

過去の事例を調べると、紙媒体による情報漏えいにつながる原因として、輸送途中の紛失(2005年クレジットカード会社)、輸送途中の落下(2013年通信会社)があるほか、ゴミ集積所への廃棄なども挙げられます。

機密文書を廃棄する際の集荷・廃棄処理は、各業者によって取り扱い方法や運搬方法が異なります。実際に発生した紛失事故のなかには、機密文書を段ボールに詰めて扉のないトラックの荷台にそのまま箱を積み込んで運搬し、急カーブの際に箱が路上に落下したというケースがありました。

また、業者が複数の箇所で機密文書を集荷する場合、集荷・運搬の途中で盗難や紛失のリスクも高まるでしょう。さらに、機密文書廃棄処理を契約している会社が、別の業者に外注の形で再委託する場合もあります。このようなケースで情報漏えい事故が発生すると、依頼した側の管理責任も問われかねません。

安心できる機密文書の廃棄処理サービスのポイント

安心できる機密文書の廃棄処理サービスのポイント

こちらでは、ALSOKの「機密文書集荷・再生処理サービス」の特長についてご紹介します。

セキュリティ性が高い輸送車

「機密文書集荷・再生処理サービス」では、現金輸送車などのセキュリティ性の高い輸送車を用いることで、機密文書を盗難リスクから守ります。現金輸送車には頑丈な扉があるため、運送中に廃棄物が落下する心配はありません。

貴重品輸送警備の有資格者

機密文書の運搬を担当するガードマンのなかには必ず、「貴重品運搬警備業務検定(国家資格)」の有資格者がいます。作業中に盗難や紛失などの事故が発生しないよう、細心の注意を払って作業します。

特殊仕様の機密文書専用箱

廃棄する機密文書をセキュリティ性が高い特殊仕様の専用箱に入れ、特殊シールで封緘した上で処理工場まで運搬しています。

立ち寄りなしで処理工場へ持ち込み

依頼を受けた1社にしか立ち寄らない専用便での運搬も行っています。1社のみの立ち寄りなら、機密文書の受け取りから処理工場への持ち込みまで、他の人の目に触れずに行うことが可能です。

溶解処理機へ箱が収容されるところまで見届け

機密文書が処理工場に到着したら、文書が入った箱をそのまま誰かに渡すのではなく、運送担当ガードマン自身が溶解処理機(パルパー)へ未開封の箱ごと投下される様子を確認します。溶解処理された書類は再生紙となり、トイレットペーパーや段ボールの原料となるため、環境保護にも貢献できます。

まとめ

マイナンバー制度の導入にともない、長期保管の必要がない書類は速やかに廃棄処理することが求められるようになりました。機密文書は一般的な書類と異なり、情報漏えい事故が発生した場合の損害は大きく、経営上においても大きなリスクとなります。廃棄処理業者選びはもちろん、社内におけるセキュリティへの意識向上も、同時に図っていきたいものです。

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機密文書集荷・再生処理サービス

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