安否確認とは？企業に必要な理由と実施方法・システムの選び方を解説

この記事では、緊急時の安否確認の必要性や安否確認の方法、安否確認システムの選び方までご説明します。

地震や台風などの災害、テロやパンデミックなどの緊急事態が発生した際、企業には全従業員の安否の確認が求められます。しかし、緊急事態に対応できる安否確認体制が整っていない、安否確認システムを導入済みだが確認方法が分からない、どの安否確認システムを選べば良いか分からないという担当者の方もいるでしょう。

安否確認とは？

安否確認とは、災害や緊急事態の際に、従業員とその家族の無事・安全を確認することです。企業における安否確認では、生存確認だけでなく、業務継続に必要な人員や被害状況を把握し、事業継続に向けた初動対応へつなげる役割もあります。

安否確認で確認する項目

安否確認の確認事項には、以下のようなものが挙げられます。

• 従業員本人と家族の無事・負傷の有無
• 現在地と周辺の被害・交通状況
• 出社・業務対応の可否
• 事業所や取引先の被害状況

最優先すべきは、生存確認や負傷の程度といった人命に直結する事項です。そのうえで、現在地と周辺の交通状況を併せて聞いておくと、出社や業務が可能な状態かを判断しやすくなります。営業などの外勤者や事務職などの内勤者など、勤務形態や職種が様々であることから、人によっては大きな被害を受けているおそれもあります。

なお、従業員本人が無事であっても、家族が負傷していたり避難が遅れていたりすれば、従業員が通常どおりに働けない可能性が高いため、家族の安否も併せて確認することが重要です。

企業に安否確認が求められる3つの理由

企業に安否確認が求められる主な理由は、次の3つです。

• 従業員とその家族の安全を確保するため
• 事業継続（BCP）の初動判断に必要だから
• 安全配慮義務を果たすうえで欠かせないから

実際に、被災した企業の多くが、安否確認に関わる取り組みを有効だったと評価しています。内閣府の調査によると「被害を受けた際に有効であった取り組み」について、全体では「社員とその家族の安全確保」（39.9％）、「安否確認や相互連絡のための電子システム（災害用アプリ等含む）導入」（38.8％）、「備蓄品（水、食料、災害用品）の購入・買増し」（36.4％）、「リスクに対する貴社の基本的な対応方針の策定」（33.8％）、「訓練（安否確認、帰宅、参集等）の開始・見直し」（30.2％）でした。安否確認に関わる取り組みを有効と回答した企業が多くなっています。
また、「被害後も実施している取り組み、及び被害後に新たに実施した取り組み等」について、全体では「安否確認や相互連絡のための電子システム（災害用アプリ等含む）導入」が2番目に多い結果となっており、安否確認の必要性を感じている企業が多いことが分かります。

①従業員とその家族の安全を確保するため

災害や緊急事態が発生した際、従業員本人だけでなく、従業員の家族の安否も含めて迅速に把握することが重要です。早期に状況を確認することで、企業として適切な支援や対応を実施できます。

②事業継続（BCP）の初動判断に必要だから

緊急時の安否確認を通じ、どの従業員が出勤可能で、どの部門に支障が生じているかを迅速に把握することで、代替要員の配置や業務の優先順位付けを適切に行えます。従業員の安全が確保されてこそ事業の継続が可能となるため、企業にとって安否確認はBCP対策（事業継続計画）の一環といえます。BCP対策とは、災害やテロ、サイバー攻撃、感染症など緊急を要する事態が発生した際に、事業を停止させないための対策やその計画を指す言葉です。安否確認等のBCP対策を講じることで、企業の核となる事業を早急に復旧させ、企業としての損害を最小限に抑えることにつながります。

③安全配慮義務を果たすうえで欠かせないから

安否確認の実施そのものを直接義務付ける法令はありません。ただし、労働契約法第5条では、使用者に労働者が生命、身体等の安全を確保しながら働けるよう配慮する「安全配慮義務」が定められています。そのため、企業にとって、安否確認は安全配慮義務を果たすための手段として取り組むべき施策といえるでしょう。

出典：厚生労働省 労働契約法第5条

安否確認の体制をつくる4ステップ

緊急時に円滑な安否確認を行うには、事前準備が欠かせません。ここでは、安否確認の体制を整える手順を、次の4つのステップで解説します。

• ステップ①｜発動基準と担当体制を決める
• ステップ②｜連絡手段の優先順位と報告項目を決める
• ステップ③｜マニュアルにまとめ、全従業員に周知する
• ステップ④｜定期的に訓練し、連絡先情報を更新する

ステップ①｜発動基準と担当体制を決める

まず、どのような場合に安否確認を始めるのか、誰が発信するのかを決めます。「本社や拠点の所在地で震度5弱以上の地震を観測した場合」「特別警報が発表された場合」など、発動のきっかけとなる基準を具体的に定めておきます。あわせて、発信の責任者と不在時の代行者、確認の対象範囲（全社か拠点単位か）も決めておきましょう。基準や担当が曖昧だと、初動が遅れるおそれがあります。

ステップ②｜連絡手段の優先順位と報告項目を決める

このステップでは、何の手段で連絡し、何を報告してもらうかを決めます。緊急事態が発生した際の連絡手段や報告内容は、事前に明確化しておきましょう。電話やメール、SMS、専用アプリなど複数の連絡手段を準備し、主たる連絡手段と通信障害時の代替手段に優先順位を設定します。また、報告内容は「無事・軽傷・重症」などの安否状況や現在地、帰宅・出勤の可否など、事業継続判断に必要な項目を決めておきます。項目を増やしすぎると回答率が下がるおそれがあるため、判断に必要な範囲に絞ることが大切です。

ステップ③｜マニュアルにまとめ、全従業員に周知する

このステップでは、決めた内容を文書化し、全従業員が同じ手順で動ける状態をつくります。マニュアルには、発動から連絡、報告、集計までの流れをフローチャートで示しておくと、担当者が替わっても同じ手順で対応しやすくなります。改訂履歴と配布先を管理し、最新版が共有されている状態を保つことも大切です。オフィスの外で被災する場合に備え、要点をまとめた携帯版を用意しておく方法もあります。

また、安否確認は、企業側の体制整備だけでなく、従業員の協力があって初めて機能します。
そのため、緊急時でも従業員が迅速に対応できるよう、日常的に安否確認に対する理解度を高める必要があります。社内勉強会や模擬訓練を定期的に実施し、安否確認の重要性や具体的な手順を周知しておくことで、非常時の混乱を防ぎやすくなります。

ステップ④｜定期的に訓練し、連絡先情報を更新する

このステップでは、決めた手順が実際に機能するかを確かめ、改善を続ける仕組みをつくります。訓練では、発信から回答・集計までにかかった時間や回答率を確認し、つまずいた点を次回までに見直します。実施頻度は、年1回以上を目安にしましょう。また、異動や入退社、連絡先の変更があった際に、登録情報を更新するルールも決めておくことが必要です。

安否確認の方法5つを比較

安否確認の方法には、電話・社用携帯、災害用伝言ダイヤル（171）、災害用伝言板（web171）、メール・ビジネスチャット、SNS、安否確認システムの5つの方法があります。それぞれの特徴や注意点を理解し、自社の状況に合った方法を組み合わせることが重要です。

①電話・社用携帯

従業員に会社用携帯・スマートフォンを貸与している場合、電話での安否確認を採用している企業も多いでしょう。簡単な操作で連絡が取れるため利用しやすく、実際に相手の声を聞ける安心感もあります。
しかし、災害時には電話回線が混雑し、つながりにくくなるおそれがあるため、電話のみでの安否確認はリスクが高いといえます。

②災害用伝言ダイヤル（171）・災害用伝言板（web171）

災害用伝言ダイヤル171とは、災害時に被災地への通信が増加し、回線がつながりにくい状況になった場合に利用できる、NTTの無料伝言サービスです。提供が開始されると、携帯電話や固定電話などから171に電話をかけて伝言を残すことができます。ただし、残せる伝言の数には限りがあるため注意が必要です。災害用伝言板（web171）は、インターネットから電話番号をキーにして伝言を登録・確認できる仕組みで、171と相互に伝言を参照できます。
いずれも伝言を一件ずつ確認する必要があり、企業として回答を集計することはできません。誰が伝言の内容を確認するのかも課題となります。

③メール・ビジネスチャット

社内連絡用の手段として導入されているメールやチャットツールで安否確認を行うケースもあります。普段から業務で使用している、使い慣れたチャットツールで連絡を取れることはメリットです。また、特定のメンバーのみが参加しているグループを作成できるため、全社だけではなくチームや部署ごとの安否確認も行いやすいでしょう。
メールは、災害時に通信事業者の受信規制などで配信が遅れることがあります。ビジネスチャットはインターネット経由で通知が届くため、メールより影響を受けにくい傾向がありますが、通信環境によってはつながりにくくなることもあります。また、どちらも回答の集計に手間と時間がかかる点はデメリットです。

④SNS

X（旧Twitter）やFacebookなどのSNSで安否確認を行う方法があります。従業員がSNSを更新し、自分の無事を報告していれば、現在の状況などが把握可能です。また、SNS上のメッセージ機能を活用して、メールのように直接連絡を取ることもできます。

しかし、企業がSNSで従業員の安否を確認するには、従業員全員のSNSアカウントを把握していなければなりません。プライベートのアカウントを会社に教えたくないという従業員への連絡には使用できず、回答の集計にも手間と時間がかかります。安否確認の補助的な手段として活用できる場合もありますが、従業員全員への確実な連絡や回答集計には向いていないため、企業の安否確認手段としては限定的な活用にとどまるケースが一般的です。

⑤安否確認システム

安否確認システムは、災害時における従業員の安否確認を支援するサービスで、企業が安否確認を行う際に必要な機能が豊富に搭載されています。企業向けサービスのため、ある程度のコストはかかりますが、効率性の面で大きなメリットがあります。中には、地震だけでなく台風や豪雪など、ある程度予測できる災害の注意喚起や、感染症による従業員の健康管理にも活用できるサービスもあります。

電話・メール・チャットなどでは、手動で安否確認・回答の集計を行わなければなりませんが、安否確認システムではメールの自動一斉送信や自動集計が可能です。手動で行うよりも効率的に安否確認を行うことができます。

安否確認システムの主な機能と導入メリット

安否確認システムは、発災直後の連絡と集計を自動化し、担当者の負担を減らしながら初動を早めるための仕組みです。

安否確認システムの主な機能

• 気象庁の地震・防災気象情報と連動した自動一斉送信
• 回答の自動集計と未回答者への再送
• 専用アプリのプッシュ通知・掲示板
• 家族の安否確認・GPS連携・人事マスタ連携

なかでも、発信と集計を自動で行える機能は、担当者自身が被災している状況でも安否確認を止めずに進めるうえで役立ちます。また、掲示板や一斉連絡などを平常時の業務連絡や訓練にも活用することで、緊急時にも操作に迷いにくくなることが期待されます。

安否確認システムの導入メリット

• 発災直後から担当者の手を介さずに安否確認を始められる
• 出社可能な人員を数字で把握でき、復旧体制を判断しやすくなる
• 連絡経路が複数あるため、通信状況に左右されにくい
• 訓練や日常の連絡にも使えるため、緊急時に操作で迷いにくい

導入メリットの本質は、初動の速さにあります。状況の把握から復旧体制の意思決定までにかかる時間を短縮しやすくなるため、事業継続の判断を早める手段の一つとして活用できると考えられます。

安否確認システムの選び方

現在、さまざまな種類の安否確認システムが提供されており、何を基準にして選べば良いのか分からないこともあるでしょう。安否確認システムを導入する際は、以下の点に注目して比較・検討することをおすすめします。

• 災害時に確実に起動・稼働するか
• 連絡手段が複数あるか
• 誰でも迷わず回答できる操作性か
• 従業員の家族まで安否確認ができるか
• 回答の自動集計と未回答者フォローができるか
• セキュリティと個人情報保護の水準

災害時に確実に起動・稼働するか

安否確認システムは、災害などの緊急時に使用するものです。そのため、いざというときにシステムが機能しないと意味がありません。
例えば、サーバが1ヵ所にしかない場合、その拠点が被災するとシステム全体が停止するおそれがあります。サービスを選ぶ際は、サーバを複数拠点に置いているなど、緊急時にも安定した利用が可能なサービスを選びましょう。

また、災害発生時に自動起動するかも重要なポイントです。過去の実績や導入事例を確認し、サービスの信頼性を判断してください。

連絡手段が複数あるか

災害時は、通信インフラが不安定になります。連絡手段が1つだけだと、安否確認が滞るおそれがあるため、電話やメールに加えて専用アプリ、SMSなど、複数の連絡手段を備えているサービスを選ぶと安心です。インターネット回線や電話回線など異なる通信方式を組み合わせることで、片方の通信方式が使えない状況でも回答を集めやすくなります。

誰でも迷わず回答できる操作性か

災害発生時は冷静な判断が難しくなることも多いため、使いやすいシステム設計になっているかどうかは重要なポイントです。画面の見やすさや管理者側の画面の分かりやすさ、メッセージのプッシュ通知の有無、回答までの操作手順の少なさ、直感的な操作が可能かなどをチェックしてください。無料トライアルがあるサービスであれば、導入前に実際の操作感を確認できるため、比較検討の際に活用してみるのもおすすめです。

従業員の家族まで安否確認ができるか

従業員は企業にとってかけがえのない存在であり、その家族もまた大切な存在です。従業員自身が無事であっても、家族の行方が分からない、連絡が取れないといった状況では従業員の精神的負担はとても大きく、正常な判断ができないこともあるでしょう。本人に安心して働いてもらうためにも、従業員の家族まで安否確認を行うことが必要です。従業員とその家族がお互いに安否を確認できるサービスであれば、迅速に家族の状況を把握でき、次の行動に移りやすくなるでしょう。

回答の自動集計と未回答者フォローができるか

回答状況をリアルタイムで集計し、可視化できる機能があると、速やかに全体の状況を把握でき、管理者の負担軽減につながります。手作業での集計や個別の再連絡は時間がかかり、判断の遅れにつながるおそれがあるため、状況把握から意思決定までの時間を短縮できる点も大きなメリットです。あわせて、未回答者へ自動で再送できるかも確認しましょう。

セキュリティと個人情報保護の水準

企業が安否確認システムを利用する際は、従業員の連絡先や家族構成など機密性の高い情報をサービス側に登録します。サービスのセキュリティが強固でないと情報漏えいのおそれもあるため、通信の暗号化や二段階認証の有無、認証基盤やデータセンターの運用体制などを確認しましょう。あわせて、個人情報を預ける委託先としてどのような管理体制をとっているかも確認しておくと、比較の判断材料になります。

安否確認の体制づくりを支えるALSOKの「安否確認サービス」

ALSOKでは、災害時に社員の状態を迅速に把握できる「安否確認サービス」を提供しています。地震・防災気象情報をもとに、災害発生時に自動で安否確認メッセージを送信します。直感的で分かりやすい画面で、緊急時でも簡単に安否状況を登録できます。
災害発生時には通信回線の故障や混雑などによって、メールによる通知やWebページでの安否状況の登録が困難なことがあります。メール配信は災害時の通信集中により遅延が発生する可能性がある一方、アプリのプッシュ通知は通知基盤を利用するため比較的迅速に配信できます。近年の安否確認サービスでは、到達性向上のためアプリ通知を基本としつつ、メールを併用する方式が主流となっています。
ALSOKの「安否確認サービス」は、メールのほか、専用アプリでの通知と状況登録が可能なため、いざというときも従業員の安否確認をサポートします。
また、二段階認証やGPS連携、関連契約先の安否共有など、便利な機能を豊富に搭載しており、緊急時だけでなく平常時の社内連絡や訓練にも使いやすい安否確認システムです。安否確認体制の整備やシステム導入を検討されている場合は、ALSOKの安否確認サービスも選択肢のひとつとしてご活用ください。

まとめ

地震・台風といった災害や、テロやパンデミックなどの緊急事態が発生した際、企業には従業員の安全を守り、緊急時でも事業を継続できる体制を整えることが求められます。緊急時に従業員の状況を確認するために役立つのが安否確認システムです。従業員やその家族の安否や状況を速やかに把握し、出社や業務対応が可能かなどを確認できます。自社に適した安否確認システムをお探しの際は、ぜひALSOKにご相談ください。

安否確認に関するよくある質問

Q：安否確認は法律で義務付けられていますか？

A：安否確認の実施そのものを直接義務付ける法律はありません。ただし、企業には労働契約法第5条に基づく安全配慮義務があり、災害時に従業員の状況を把握して適切な指示を出すことは、その義務を果たす手段の一つと考えられています。

Q：安否確認では何を聞けばよいですか？

A：本人と家族の無事・負傷の有無、現在地と周辺の状況、出社・業務対応の可否などが基本です。回答の負担を抑えるため、初動の判断に必要な範囲に絞り、選択式で答えられる形にしておくと良いでしょう。

Q：安否確認システムの費用相場はどのくらいですか？

A：安否確認システムの費用は、利用人数や機能によって大きく異なります。一般的には、初期費用に加えて月額料金が発生するサービスが多く、利用人数が増えるほど費用も高くなる傾向があります。導入の際は複数サービスから見積もりを取得し、自社に必要な機能を比較検討しましょう。

Q：安否確認と生存確認は何が違いますか？

A：生存確認は、無事に生きているかを確認することです。一方で安否確認は、生存の有無に加えて負傷の程度や現在地、出社可否など、その後の対応に必要な状況まで把握する点が異なります。