地震や台風などの災害、テロやパンデミックなどの緊急事態が発生した際、企業には全従業員の安否の確認が求められます。しかし、緊急事態に対応できる体制が整っていない、安否確認システムを導入済みでも確認方法がわからない、どの安否確認システムを選べば良いかわからないという方もいるでしょう。

この記事では、緊急時の安否確認の必要性、安否確認の方法や安否確認システムの選び方までご説明します。企業のBCP対策として安否確認システムの導入を検討している場合は、ぜひご参考にしてください。

安否確認とは？

安否確認とは、災害や緊急事態の際に、従業員とその家族の無事・安全を確認することです。また、サプライチェーンの観点からも、事業継続にむけて緊急の対応・復旧作業が可能な人員を把握することも安否確認の大きな目的です。

安否確認の確認事項は、以下のようなものが挙げられます。

• 生存確認
• ケガはしていないか（ケガをしている場合はケガの状態）
• 各従業員の現在地
• 周辺の交通状況
• 出社可能な状態か
• 従業員の家族の生存確認

最優先すべきは、生存確認やケガの具合といった人命に直結する事項です。また、現在地を確認することで災害の影響なども把握しやすくなります。ケガなどと併せて周辺の交通状況も聞き取り、勤務・出社が可能な状態かを確認することも大切です。

営業などの外勤者と、事務職などの内勤者がいる場合は、従業員によって現在地が異なることもあり、人によっては大きな被害を受けている可能性もあります。

なお、企業における安否確認では、従業員自身だけではなく、その家族の安否も併せて確認することも大事です。

企業にとって安否確認は必要か

そもそも、なぜ安否確認が企業にとって必要なのでしょうか。その大きな理由の一つが、安全配慮義務です。安全配慮義務とは、企業が従業員の健康と安全を確保するために必要な措置をとる義務のことです。企業が安否確認を行うことは法的に義務付けられているわけではありません。しかし、企業は社会的な責任として、大切な従業員の命と健康を守り、安全に働ける環境を整えるために安全配慮義務を遵守することが求められます。企業にとって、安否確認は安全配慮義務の一環として取り組むべき施策といえるでしょう。

また、企業は、従業員がいてこそ事業を継続できます。企業にとって従業員の安否を確認することは、災害などの緊急事態が発生した際に企業として事業を復旧・継続できるかどうかにもつながります。安否確認等のBCP対策を講じることで、企業の核となる事業を早急に復旧させ、企業としての損害を最小限に抑えることができます。

実際、内閣府の調査によると「被害を受けた際に有効であった取り組み」について、全体では「社員とその家族の安全確保」（45.2％）、「備蓄品（水、食料、災害用品）の購入・買増し」（40.1％）、「リスクに対する貴社の基本的な対応方針の策定」（37.0％）、「安否確認や相互連絡のための電子システム（災害用アプリ等含む）導入」（36.7％）、「訓練（安否確認、帰宅、参集等）の開始・見直し」（31.5％）となり、安否確認と回答した企業が多くなっています。
また、「被害後も実施している取り組み、及び被害後に新たに実施した取り組み等」について、全体では「安否確認や相互連絡のための電子システム（災害用アプリ等含む）導入」が2番目に多い結果となっており、企業規模に限らず安否確認の必要性を感じている企業が多いことが分かります。
従業員の安否確認のみならず、差し迫った状況で備蓄品の購入・買増し、相互連絡等の取り組みを迅速に行うためにも安否確認システムは非常に有効です。

安否確認の方法

安否確認の方法には、以下のようにいくつかやり方があります。

電話

従業員に会社用携帯・スマートフォンを配布している場合、電話での安否確認方法を採用している企業も多いでしょう。簡単な操作で連絡が取れるため利用しやすく、実際に相手の声を聞けるという点でも安心できる手段です。
しかし、災害時には電話回線が混雑し、つながりにくくなることも多々あるため、電話のみでの安否確認はおすすめできません。

メール

メールはアドレスが分かれば、いつでも連絡を取れる方法です。メールでの安否確認を採用しているケースが多いですが、通信回線の混雑によってスムーズに連絡が取れない、メールの受信に気づかないという場合もあり、全員の回答を得るまでに時間がかかるといった課題もあります。

チャット

近年、さまざまな企業で社内連絡用の手段としてチャットツールが導入されています。普段から業務で使用している、使い慣れたツールで連絡を取れることはメリットです。また、決まったメンバーのみが参加しているグループを作成できるため、全社だけではなくチームごとの安否確認も行いやすいでしょう。ただし、メールと同じようにサーバにアクセスが集中すると円滑に連絡が取れず、またメール同様、内容を集計するために手間と時間がかかってしまいます。

SNS

TwitterやFacebookなどのSNSを通じて、安否確認を行うのも一つの手段です。安否確認をしたい相手がSNSを更新して、自分の無事を報告していれば、現在の状況なども把握できます。また、SNS上のメッセージ機能を活用して、メールのように直接連絡を取ることも可能です。

しかし、企業がSNSで従業員の安否を確認しようとすると、従業員全員のSNSアカウントを把握していなければなりません。プライベートのアカウントを会社に教えたくないという従業員への連絡には使用できず、回答内容の集計にも手間と時間がかかるため、あまり現実的ではないといえます。

災害伝言ダイヤル171

災害伝言ダイヤル171とは、災害時に被災地への通信が増加し、回線がつながりにくい状況になった場合に、NTTが提供を開始する無料の伝言サービスです。携帯電話や固定電話などから171に電話をかけることで、いつでもどこでも伝言を残すことができます。ただし、残せる伝言の数には限りがあるため注意が必要です。また、誰が結果を確認して集計するのかも課題となります。

安否確認システム

安否確認システムは、災害時における従業員の安否確認を支援するためのサービスで、企業が安否確認を行う際に必要な機能が豊富に搭載されています。
企業向けサービスのため、ある程度のコスト（100名の規模で、1名あたり150円～400円ほど）はかかりますが、従業員の安否確認を効率的に管理したい場合に導入するメリットは大きいでしょう。
中には、地震だけでなく台風や豪雪など、ある程度予測できる災害の注意喚起や、感染症における従業員の健康管理にも活用できるサービスもあります。

電話・メール・チャットなどでは、手動で安否確認・回答の集計を行わなければなりませんが、安否確認システムではメールの自動一斉送信や自動集計が可能なため、非常時に従業員全員に迅速にメールを送ることができます。手動で行うよりも効率的に安否確認を行うことが可能です。

安否確認の方法	自動一斉送信機能	不随サービスの有無	集計のしやすさ	回線の繋がりやすさ
安否確認システム	◎	◎	◎	〇
電話	×	△	△	△
メール	〇	△	△	△
チャット	〇	△	△	△
SNS	×	△	×（現実的ではない）	〇
災害伝言ダイヤル171	〇	△	×（現実的ではない）	◎

安否確認システムの選び方

現在、さまざまな種類の安否確認システムが販売されており、何を基準にして選べばよいのかわからないこともあるでしょう。
安否確認システムを導入する際は、以下の点に注目して選ぶことをおすすめします。

緊急時に機能すること

安否確認システムは、災害などの緊急時に使用するものです。そのため、いざというときにシステムが機能しないと意味がありません。
例えば、システムサーバが1ヵ所しかない場合、その拠点が被災したときに機能しなくなる可能性があります。そのため、サービスを選ぶ際は、サーバを複数拠点に置いているなど、安定したサービスを選びましょう。

また、災害発生時に自動起動するかも重要なポイントです。利用したいときに適切に機能するサービスかどうか、実績などから判断してください。

セキュリティ

企業が安否確認システムを利用する際は、企業の情報や従業員の個人情報などをサービス側に登録します。サービスのセキュリティが強固でないと、情報漏えいの恐れもあるため、セキュリティ対策が万全なサービスを選びましょう。

使いやすさ

災害発生時は誰もがパニックになり、冷静な対処が難しくなります。そのため、使いやすいシステム設計になっているかどうかは重要なポイントです。
画面が見やすいか、メッセージのプッシュ通知は来るか、操作が簡単かなど、使いやすさもチェックしてください。

従業員の家族まで安否確認ができるか

従業員は企業にとって大切な家族であり、従業員の家族もまた大切な存在です。従業員自身が無事であっても、家族の行方がわからない、連絡が取れないといった状況では従業員の精神的負担はとても大きく、正常な判断ができないこともあるでしょう。本人に安心して働いてもらうためにも、従業員の家族まで安否確認を行うことが必要です。従業員とその家族がお互いに安否を確認できるサービスであれば、迅速に家族の状況を確認でき、次の行動に移りやすくなるでしょう。

GPS機能の有無

安否確認システムがGPS機能と連携していると、従業員の位置情報がすぐに把握できます。災害発生時の位置情報を確認できれば、従業員の現在地だけでなく、従業員からの情報や報道情報などから地域の被災状況を把握しやすくなります。

安否確認システムの一般的な機能

安否確認システムには、多くの従業員を抱える企業が必要とするさまざま機能が搭載されています。従業員の安否を確認するメールの一斉配信だけでなく、安否確認メッセージに対する回答を従業員の家族に共有できる機能や、SNSとの連携、さまざまな企業・団体が集めた安否情報を一括で確認できるサイトと連携が可能なものもあります。自社にとってどの機能が必要なのか整理することで、安否確認システムを最大限に有効活用することができます。

ALSOKの安否確認サービス（アプリ版）では、地震・防災気象情報を元に災害発生時に自動で安否確認メッセージを送信。誰が見ても分かりやすい画面で簡単にご自身の安否状況を登録できます。メールサーバの受信規制によって通知が届きにくい場合にも、アプリからメッセージを確認することができるため受信率が向上。いざという時にきちんと従業員の安否確認が可能です。緊急時だけでなく平常時でも使いやすい安否確認システムをお探しの場合は、ぜひこの機会に導入をご検討ください。

まとめ