安否確認システムの導入から運用まで

2019.05.23

安否確認システムの必要性とは?

自然災害などの緊急事態発生時、いち早く組織の人員の状況を確認する安否確認システム。企業においては、緊急時に早急な事業復興をするために重要な役割を果たし、BCPの観点からもその必要性が訴えられています。

阪神・淡路大震災以降、度々訪れる災害やITの発展を受けて普及してきた安否確認システムですが、その需要を爆発的に拡大させるきっかけとなったのはやはり東日本大震災です。実際に従業員の安否確認を行う困難を経験し、安否確認システムを導入した企業も少なくありません。

そして、近年話題とされることの多いBCPや企業の社会的責任の側面からも、安否確認システムの導入率は年々増加しており、最近発生した災害時に安否確認システムが役立ったという声も実際に聞かれるようになっています。

ある危機管理の専門メディアに登録している企業17,000社に対して東京都中小企業振興公社が行なった調べ(2017年)によると、安否確認システムを導入している企業は69.3%という結果となりました。従業員数の少ない企業ほど導入率が低く、従業員数300人超では83.2%、1〜50人では37.8%となっています。(*1)
災害はいつ起こるかわからないものだからこそ、非常時でも従業員の安否をいち早く確認し、事業を継続するための備えが求められているのです。

安否確認システムの機能とは?

企業向けの安否確認システムには、災害・天変地異・紛争などが発生した際に従業員の安全と出勤の可否について判断するための情報を確認し、集計する機能が備わっています。一般的な安否確認システムに設けられているおもな機能は、以下のとおりです。

1.災害時に一斉メール配信で本人・家族の安否確認

システムに登録されている全従業員に対し、一斉送信する形で安否確認を求めるメールやメッセージを送信します。メールやメッセージには専用のURLが記載されているため、従業員側からも簡単に安否に関する入力ができます。この機能によりいち早く、従業員本人およびその家族の安否や所在について確認をとり、自動集計することができます。

2.緊急時の行動の仕方を通知

災害など緊急事態が発生した際に、安否や状況に応じて各従業員がどのような行動をとるべきか、システムを通じて知らせる仕組みです。安否確認システムからの送信であることにより通常の業務連絡とは異なり、緊急時の対応が必要であることが一目で分かるという特徴があります。

3.災害の情報配信もできる

災害に遭って何らかの被害を受けた際に、情報インフラが遮断されることで周囲の状況や被害状況などを確認しにくくなっている可能性があります。安否確認システム経由で災害に関する情報を配信することにより、従業員側では携帯電話の通信網さえ使用できれば最新の情報の確認が可能となります。
災害に直接かかわる被害情報などのほか、交通やライフラインに関する情報なども配信できるため、現状で生活安全にかかわる事態がどの程度発生しているかが分かります。

4.掲示板での情報の共有

安否確認システム内に各従業員が投稿可能な掲示板機能などを設けることで、各所ピンポイントで起こっている事態に関する情報を共有できる仕組みが設けられています。各従業員が情報をやり取りするコミュニケーションツールとしても使用でき、被災時の心理的負担を軽減することにもつながります。

安否確認システムの運用はどんな流れで行うか?

1.安否確認メールの送付

災害が発生すると(地震災害の場合、震度5弱以上の地震発生の際)、従業員全員に対し安否確認要請のメールが一斉に自動送信されます。各従業員がメールを確認して安否確認システム経由で応答すると、それを管理者がリアルタイムで確認できます。
従業員による応答入力にはIDやパスワードを入れる手間もなく、慌ただしい状況のなかでもスムーズな応答が可能です。

2.災害状況の確認

安否確認システムの管理者に対しては、安否確認システムが動作すると起動確認メールが自動で送られ、システム専用の集計ページをすぐに確認できます。また、ログイン画面から随時集計ページを見ることもできます。
インターネットへ接続可能な環境さえあればすぐに集計ページを確認でき、管理者が複数名いる場合にも同時に閲覧することがストレスなくできます。また集計データは、csv形式のファイルで帳票として出力することも可能です。

3.災害時対応

災害は不測の事態ですから、マニュアルに書かれている対処法だけでは対応しきれないケースも必ず出てきます。管理者が集計ページを確認してイレギュラーな対応が必要と判断した場合には、追加の指示や確認事項などをメールで送ることができます。集計ページから直接送信できるためスピーディに対応でき、携帯電話・スマートフォンからも送信することが可能なため、変化する状況に応じた的確な指示や対処が可能です。

安否確認システムを選ぶ際のポイントとは?

さまざまな特徴を持った企業向けの安否確認システムが、多数のベンダーから提供されています。「安否確認システム」と入力してインターネット検索をしてみると、思った以上に多くのサービスが見つかるはずです。数ある安否確認システムのなかから、自社ではどのサービスを選定すべきか悩んでしまうこともあるでしょう。
自社に適した安否確認システムを選定の上、適正に活用するためには、特に以下のポイントを重視して選ぶことがおすすめです。

1.安定した回線を利用できること

いざ緊急事態が発生したときに、回線の通信状況に左右されて正常にシステムを利用できなくなっては、せっかくの安否確認システムも最大限に活用できません。安定した回線をつねに利用でき、非常時においても通信状況に関する不安が極力少ない安否確認システムを選定するようにしましょう。

2.安否確認の対象範囲が広いこと

従業員の安否に加えて、各従業員の家族についても、安否に関する応答や確認が可能な安否確認システムを選ぶことがおすすめです。従業員本人の安否はすぐに分かったものの、家族について尋ねる際に結局個別連絡に頼らざるを得ないとなると、手間がかかる上に混乱を招きます。安否確認の対象に従業員の家族を含むか否かは、安否確認システムの選定にあたって特に重要なポイントになるでしょう。

安否確認システムを選ぶ際のポイントとは?

3.集計など管理者側の業務がサポートされているか

従業員の安否に関する応答やその確認がスムーズであることはもちろん重要ですが、管理者側の確認や集計が正確で容易であることも大切です。安否に関する応答を受け次第、リアルタイムで自動集計が行われすぐ確認できるかなど、管理を行いやすいかどうかも考慮して安否確認システムを選定しましょう。

4.平常時にシステムを使った訓練などのシミュレーションを行えるか

非常時に機能するのが安否確認システムとはいっても、日常的にテストやシミュレーションを行っていなければいざというときフル活用できません。日ごろから全従業員に対して訓練などを行い、災害時に的確な対処ができるようにしておくことが重要です。
安否確認システムのなかには、災害対応だけでなく社内インシデントや事故などの際に緊急連絡ができる機能を設けたものもあります。日常のなかで活用できたり、災害を想定したシミュレーションが容易に行えたりする安否確認システムを選ぶことで、非常時における対処もより円滑に行えるでしょう。

安否確認システムの導入と運用における注意点とは?

近年では、日常的なコミュニケーションをSNSで行うことが多くなっているため、仕事以外ではメールをあまり使用しない従業員も多いはず。これは、以前よりもメールアドレスを頻繁に変更したり、迷惑メール対策をすることが少ないということにもつながります。つまり、確実に安否確認システムからのメールが届くアドレスを準備し、受信環境が整っていれば、いざというときにも正常にメールを受け取れる可能性が高いということです。

そのため安否確認システムを導入した際は、まず従業員がきちんとメールアドレスを登録するように促す必要があります。さらに確実性を上げるためには、アドレスを複数登録させるとよいでしょう。なかにはきちんと登録しない従業員もいるかもしれませんが、安否確認システムは企業側の状況把握に役立つとともに、従業員を守るうえでも大切なものです。社内での運用体制をしっかりと確立するように心がけてください。また、新入社員や人事異動、退職についても適切なフォローを行うようにしましょう。

そして、最も重要なのが定期的な訓練です。基本的には、最低でも年に2回は安否確認システムを使用する訓練を行うようにします。事前の告知で、メールアドレスや端末を変更した場合は登録状況を確認するように呼びかけ、その後に安否確認メールを配信して最終的なチェックを行うという方法も有効です。

サービスによりますが、安否確認システムを日常的な連絡ツールとして使用できる場合もあります。実際に、会議の出欠確認や社内アンケートなどであえて安否確認システムを活用している企業もあり、普段から使い慣らしておくことで安否確認システムの確実性を上げることができます。万が一の場面でシステムをしっかり機能させるためにも、導入して満足せず、運用まで意識的に行うようにしましょう。

まとめ

ALSOKでは、地震情報とALSOK安否確認システムの連動によって、災害時や緊急時に迅速かつ確実に従業員の安否状況を把握できる安否確認システムをご提供しています。あらゆるシーンにおけるリスクマネジメントの一環として、ぜひ「ALSOK安否確認サービス」をご利用ください。

ALSOK安否確認サービスは、あらかじめ設定した基準以上の地震が発生した際、安否確認メールを自動配信する仕組みとなっています。また、管理者側の判断で「緊急連絡メール」を手動配信することもでき、さまざまな災害時の安否確認や被害防止対策、日常的な連絡ツールとして活用可能です。加えてALSOK安否確認サービスには、台風情報や津波情報、気象警報・注意報などをお知らせする「情報配信サービス」が含まれることも魅力のひとつです。

ALSOK安否確認サービスはこれらの三本柱から成り、非常時にも迷わずに使えるシンプルな設計となっています。一方で、実際の災害発生時の使用にも耐えうるように、強固なシステムを構築していることも安心のポイント。あらゆる組織の災害対策に、柔軟に対応することができます。

また、ALSOKでは「BCPソリューションサービス」の提供も行なっており、安否確認システムのみならず、企業のあらゆるリスク対策をワンストップでご提案できることも大きな強みです。安否確認システム導入、BCP策定の際はぜひALSOKにご相談ください。

(*1)出典:東京都中小企業振興公社「防災対策に関する意識調査結果報告書」(平成29年3月)