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テレワークとは?導入のメリットや注意点

テレワークとは?導入のメリットや注意点
2020.07.15

テレワークという働き方を以前からご存じだった方は多いと思われますが、昨今の情勢を経て急速に一般化したことで他人事ではなくなったと感じた方も相当数いるでしょう。そこで今回は、テレワークという働き方についてくわしくご紹介します。
最近では、さまざまな企業がテレワークの恒久化を決定したというニュースを耳にしますが、状況の変化に備えてテレワークを導入する企業も少なくないと考えられます。いざ、自社でもテレワークを始めようと思い立った皆さまのために、準備に役立つ情報をまとめました。

テレワークとは

テレワークとは

テレワークとは、柔軟に業務が従事できよう場所や時間に制約を設けない働き方を指す言葉です。
テレワークに適した職種は、電話やインターネット上で連絡を取れる顧客対応業務やIT関連業務のエンジニア、文章の執筆に携わるライター業務、そして人事・総務など一部の事務系職種です。これらの業務の共通点として、以下の3つが挙げられます。

  • 特殊な機材や道具を必要としない(最低限パソコンとインターネット環境があれば良い)
  • 成果物によって評価や歩合給の判断が可能
  • 基本的に1人で仕事を進められ、対面コミュニケーションが不要

テレワークと同様の意味を持つ言葉として「リモートワーク」という呼称も存在します。これらに意味の違いはなく、業界や業種によって呼び方が若干変わる傾向があるという程度です。
テレワークは主に行政の主導で推進されている働き方として知られる呼称で、やはり行政との結びつきが強い業種で多く用いられる傾向があります。一方、リモートワークはITやWeb業界など、比較的新しい業種のなかで自由度の高い就労手段として提唱されてきた呼称です。

テレワークの実施割合

テレワークとは

厚生労働省が行った第1-3回「新型コロナ対策のための全国調査」によると、第1回調査(3/31~4/1)に比べて第3回調査(4/12~13)ではオフィスワークを中心とした職種で2倍ほどテレワークの実施が推移していることがわかります。
このことから、これまで導入してこなかった企業がテレワークに興味をもって積極的に取り組んだことが伺えます。多様な働き方について、今後の企業は柔軟に対応していく必要があるかもしれません。
続いては、テレワークにおける働き方について見ていきましょう。

働き方について

働き方について

昨今の情勢で、テレワークという働き方がぐんと一般的になったと意識している方が多いでしょう。報道など、またご自身の経験などから「テレワーク=会社の業務を自宅で行うこと」と認識されている方も少なくないかもしれません。しかし、テレワークという働き方には自宅で仕事をすることに限らず、主に以下のような3つの勤務形態が該当します。

1.在宅勤務

ご自宅のパソコンやインターネット環境を活用して、家庭内で仕事をする勤務形態です。先の緊急事態宣言期間中は、この形で仕事に従事するテレワーカーがもっとも多かったと思われます。
パソコンなどによるインターネット通信や電話、ファクスなどで会社と連絡を取りながら業務を進めます。

2.モバイルワーク

職場を離れて顧客先を回る営業職や、出張などの移動をともなう働き方が該当します。つまり従来あった外勤営業職も、広義ではテレワークに含まれることになります。
移動中など社外の場所で、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などを使用してモバイルインターネット経由で会社と連絡を取り、業務を進めます。

3.サテライトオフィス勤務

本社オフィスとは別にオフィススペースを設け、そこで社内の業務を進める働き方です。サテライトオフィスの種類には、一社単位で設ける専用サテライトオフィス、数社がともに入居する共同サテライト、必要な期間だけ借りるレンタルオフィスなどがあります。
大都市圏の企業が地方にサテライトオフィスを設置するケースや、逆に地方の企業が東京などの大都市にサテライトオフィスを置くケースの2通りが一般的です。

テレワーク導入のメリット・デメリット

テレワーク導入のメリット・デメリット

実際にテレワークに従事して実感された方も多いかもしれませんが、テレワークを業務に導入することにはメリットもデメリットも一定数存在します。ここでは、テレワークを導入することで生まれるメリットとデメリットについてご紹介します。

テレワーク導入のメリット

経費の削減

社員の通勤にかかる交通費やオフィススペースの維持管理にかかる費用など、会社の運営にかかるコストを削減できます。また、テレワークに就く社員に定期出社を課す場合においても、フリーアドレス制で持ち場の制限をなくしておくことで、オフィススペースの効率化を図れます。

助成金・補助金などが受けられる場合も

昨今においては働き方改革が国策として推奨されるにあたり、その推進に貢献できるテレワークの導入にもさまざまな助成金・補助金などの優遇制度が設けられています。助成金・補助金制度については後の項目でもう少し詳しくご紹介しますので、導入をご検討中ならぜひご参考にしてください。

危機管理体制の構築

万一の災害発生時などにも、テレワークが導入されていればそれを活用することで事業の継続を見込めます。昨今の感染症流行に際しても、テレワークによって事業が完全に停止することを防げたケースが多数報道されました。

テレワークを導入することで生じるデメリット

作業効率や生産性の予測が難しくなる

テレワーク導入直後は、社内での情報共有がスムーズに行えないなどの要因で作業効率が従来通りに見込めなくなる可能性もあります。
過去にはテレワークの弊害としてこのデメリットが紹介されがちでしたが、現在はオンラインミーティングツールやビジネスチャットアプリなどが発達しています。それらを上手に活用してテレワーク環境下でも社内コミュニケーションを円滑化することで、このデメリットはある程度克服可能と考えられています。

労働管理が困難になる

従来通りの出退勤時刻による労働管理は、テレワーク環境下では現実的ではありません。このデメリットにも克服の手段があり、テレワーク向けに勤怠管理の仕組みを新たに設けて共有することである程度カバーできます。
たとえばWebカメラで勤務状態を随時把握可能にする方法や、パソコンの使用時間によって勤怠管理を行う方法などが挙げられるでしょう。

不正アクセスや情報漏洩等のリスク増加

テレワーク環境下では社内の機密情報を社外で取り扱うことになるため、情報セキュリティ関連のリスクが大きくなりがちです。社外への持ち出しが必要な情報端末やデータには、社内ルールを設けて管理を徹底しましょう。また、社外で使用するパソコンなどに会社単位で使用する情報セキュリティ対策を導入することも有効です。

テレワークを導入することで生じる主なデメリットには、基本的に対処法が設けられています。メリットを最大限に生かしてデメリットを克服する手段をよく検討し、社内業務の効率化を図れる工夫を取り入れながらテレワークの導入を進めていくと良いでしょう。

テレワークの助成金・補助金

テレワークの助成金・補助金

先の項目で、テレワークを会社単位で導入すると助成金・補助金を受給できることがあると簡単にご説明しました。ここでは、テレワーク導入を対象として設けられている助成金・補助金制度について、もう少し詳しくご紹介します。

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

令和元年度までは「時間外労働等改善助成金」として設けられていた助成金制度です。在宅もしくはサテライトオフィスで勤務するテレワークを実施している中小企業の事業主に対し、実施費用の一部が助成されます。
企業の資本金や就労者数などにより受給要件があり、設定した成果目標の達成状況に応じて支給額が変わります。さらなる詳細は、厚生労働省のホームページにてご確認ください。

IT導入補助金

中小機構により設けられている、IT導入支援事業者が登録するITツールを導入する際の経費の一部が補助される制度です。資本金額や就労者数などによる要件に該当する中小企業・小規模事業者が対象となります。
テレワークの導入にもITツールの整備が不可欠ですから、補助対象企業であればテレワーク推進においてこの補助金制度を申請可能です。さらなる詳細は、IT導入補助金のホームページに掲載されています。

ふるさとテレワーク補助事業

従業員が郊外で生活しながら、遠隔地である大都市圏の業務を行っている事業を対象に、総務省が地方創生の目的で設けている補助金制度です。
需給を受けるには労働者災害補償保険の適用事業主であることが主要要件で、資本金と就労者の人数について条件を満たすことも必要となります。

はじめてテレワーク(テレワーク導入促進整備補助金)

東京都内の企業がテレワークを初回導入する際に受けられる補助金制度です。補助を受給するには、東京都によるテレワークに関するコンサルティングを受けることや事業規模に関する要件があります。

テレワーク導入時の注意点

テレワーク導入時の注意点

テレワークを初めて導入する際には、どのような点に注意すると良いのでしょうか。ここでは、テレワーク初回導入時において気をつけたい点についてご紹介します。

1.情報セキュリティ対策の強化

テレワークに従事する従業員が使用する機器類(パソコンやタブレット端末など)に、適切な情報セキュリティ対策を行っておきましょう。なお在宅勤務に限らず、モバイルワークやレンタルオフィスで勤務することも想定し、使用機器の紛失や盗難のリスクも想定しておく必要があります。

2.労務管理の仕組みの見直し

勤怠管理の仕組みが複雑化する可能性があるため、あらかじめテレワークに従事する社員に対する労務管理について仕組みを新たに設けることが重要です。また、就業規定などにテレワークに関する記述がない場合、そちらの見直しも同時に行っておきましょう。

3.社員の在宅勤務環境の整備

テレワークに従事することを想定している従業員が、在宅で仕事を行える環境を整えているかを先に確かめましょう。まずパソコンやそれに準ずる電子機器を持っているか、インターネットへ常時接続可能かなどが不可欠要件となります。
それらをあらかじめ確認し、スムーズにテレワークへの移行ができるよう配慮しましょう。

4.テレビ会議システムなど情報共有ツールの導入

テレワークを行う社員と、社内にいるときと同等の情報共有が可能な状況にしておくことも大切です。ビジネスチャットツールやオンラインで会議を行えるテレビ会議を活用できる状態にしておき、業務効率の維持と向上に努めましょう。

まとめ

今回は、今後もさまざまな職場で導入が進むと考えられるテレワークの概要や導入のポイントについて、役立つ情報をご紹介しました。
テレワークといえば、IT系など特定の業界のみで導入が進んでいるものという印象をお持ちの方も多いかもしれません。しかし、メーカーなどでも一部職種にテレワークを活用している例が報告されるなど、現在では取り入れる業種も多岐にわたっています。
まずは在宅勤務可能な部署に限ってテスト的に導入を開始するなど、さまざまな手段を想定しながら徐々に導入することを検討してはいかがでしょうか。

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